Social Media Guidelines sind für einige große Unternehmen bereits ganz normal, doch viele kleine und mittelständige Unternehmen haben sich mit ihnen noch nie beschäftigt. Dabei bieten die Social Media Guidelines nicht nur Sicherheit für die Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter. Hier erfahren Sie, was Social Media Guidelines sind und was sie beinhalten können.
Was sind Social Media Guidelines?
Völlig unabhängig davon, ob das Unternehmen in den sozialen Netzwerken aktiv ist oder nicht, macht es Sinn, Social Media Guidelines zu entwickeln. Denn häufig sind die Mitarbeiter in den sozialen Netzwerken registriert und werden unter Umständen mit dem Unternehmen in Verbindung gebracht. Nicht nur in den sozialen Business-Netzwerken wie XING und LinkedIn ist es mittlerweile üblich, seinen Arbeitgeber anzugeben. Somit wird eine direkte Verbindung zum Arbeitgeber angegeben. Und die kann unter Umständen das Image des Unternehmens beeinflussen.
Mit Social Media Guidelines haben Unternehmen die Möglichkeit mit ihren Mitarbeitern Regeln für das Verhalten im Bezug auf das Unternehmen in den sozialen Netzwerken zu vereinbaren. Diese Regeln schützen sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter. Auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen in den sozialen Netzwerken unterstützen möchte, kann es dazu kommen, dass zum Beispiel Wettbewerbsrechte verletzt werden. Auch für solche Fälle gibt es die Social Media Guidelines.
Was sollten Social Media Guidelines regeln?
Für viele sind „Regeln“ einengend und haben daher einen negativen Beigeschmack. Diesen Eindruck sollten Unternehmen natürlich vermeiden, denn letztlich sollen die Social Media Guidelines nicht einengen, sondern für beide Seiten Vorteile bieten. Hier erfahren Sie mögliche Inhalte von Social Media Guidelines:
Social Media Nutzung während der Arbeitszeit
Auch wenn Arbeitgeber daran interessiert sind, dass ihre Mitarbeiter in den sozialen Netzwerken über das Unternehmen berichten, macht es natürlich Sinn, dass es eine Regelung für die Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit gibt. Gerade die Nutzung von Social Media kann die Produktivität deutlich beeinflussen.
Kennzeichnung von privaten Meinungen
Was auf den ersten Blick völlig klar und selbstverständlich aussieht, kann im Zweifelsfall jedoch großen Schaden anrichten. Gerade in den sozialen Netzwerken kochen manchmal die Emotionen über, schnell wird ein Kommentar geschrieben, der so vielleicht nicht gemeint war, dann aber doch die Aufmerksamkeit auf sich zieht. Das ist natürlich nicht immer der Fall, aber auch in gesellschaftlichen oder politischen Diskussionen soll der Mitarbeiter seine eigene Meinung vertreten dürfen – ohne dem Unternehmen Schaden zu zufügen. Ist es klar, dass er hier seine eigene Meinung vertritt und nicht die Unternehmensmeinung, bleibt es für alle Beteiligten klarer.
Schutz von vertraulichen Daten
In der Regel enthalten die Arbeitsverträge Klauseln zur Geheimhaltung und zum Datenschutz. In völliger Begeisterung des Augenblicks kann man das schon mal aus den Augen verlieren. Dennoch ist auch hier Vorsicht geboten, denn Betriebsgeheimnisse oder Informationen über Kunden haben nichts in den sozialen Netzwerken verloren. Auch hier helfen die Social Media Guidelines, sich genau dieser Dinge bewusst zu werden und einen Moment darüber nachzudenken, ob der Beitrag tatsächlich so veröffentlicht werden darf.
Rechtliche Hinweise
Auch wenn die sozialen Netzwerke zu unserem Alltag gehören, wissen zum Beispiel viele Nutzer nicht, welche Bildmaterialien genutzt werden dürfen. Doch nicht nur hinsichtlich des Urheberrechts gibt es Unsicherheiten. Bei dem viel unbekannteren Marken- und Wettbewerbsrecht sind die Arbeitgeber angehalten, ihren Mitarbeitern die relevanten Informationen zu übermitteln. Unlauterer Wettbewerb passiert schneller, als so mancher Arbeitgeber gedacht hat!
Umgang mit Wettbewerbern
Beim Thema Wettbewerb fällt dem einen oder anderen Mitarbeiter sicher auf, worin das Konkurrenzunternehmen vielleicht schlechter aufgestellt ist. Hier gilt es natürlich, freundlich zu bleiben und das andere Unternehmen oder auch Mitarbeiter des anderen Unternehmens nicht anzugreifen. Auch hier zählt Höflichkeit und Respekt.
Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter
Es ist nicht groß verwunderlich, dass jeder Mitarbeiter für sein Handeln selbst verantwortlich ist. Er entscheidet selbst, was er in den sozialen Netzwerken schreibt und welchen Eindruck er dort hinterlässt. Es liegt in seiner Hand, ob er dort als freundlicher Mitmensch oder als pöbelnder Troll wahrgenommen wird. In diesem Sinn können die Social Media Guidelines nur einen Eindruck von freundlichem und respektvollen Miteinander in den sozialen Netzwerken geben, mit Leben erfüllt werden sie erst durch die Mitarbeiter selbst.
Ansprechpartner im Unternehmen selbst
Um den Mitarbeitern bei Unsicherheiten in den sozialen Netzwerken zur Seite zu stehen, macht es Sinn, wenn es Ansprechpartner im Unternehmen gibt. Sie helfen, sich im social web zurecht zu finden und unterstützen bei Fragen bezüglich der Darstellung des Unternehmens in den sozialen Netzwerken. Je nach Infrastruktur sind die Ansprechpartner nur bei Fragen zur Darstellung des Unternehmens oder auch zur Schulung von Funktionen in den sozialen Netzwerken zuständig. Auch das kann in den Social Media Guidelines festgeschrieben werden
Rechtsfolgen bei Verstößen gegen die Social Media Guidelines
Regeln wären keine, wenn sie nicht auch eine Konsequenz nach sich ziehen würden. Deswegen gehören in die Social Media Guidelines natürlich auch die Folgen beim Verstoß gegen die Social Media Guidelines. Hier wird festgelegt, welche Schritte sich das Unternehmen vorbehält, wenn es zu Verstößen kommt.
Fazit zu Social Media Guidelines
Social Media Guidelines sind mittlerweile für jedes Unternehmen relevant, die ihr Image in den sozialen Netzwerken schützen wollen. Dabei bieten Social Media Guidelines nicht nur Vorteile für Arbeitgeber, sondern auch für die Mitarbeiter. Denn sie erhalten auch Richtlinien, wie sie sich in schwierigen Situationen in den sozialen Netzwerken verhalten können.
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