Swat.io ist ein Browser-basiertes Tool für das Social Media Management in Teams. Hinter dem Tool steht das Unternehmen „Die Socialisten“ Social Software Development GmbH in Wien, die selbst ihren Ursprung im Social Media Management hat. Weil „Die Socialisten“ genau wussten, wo die Probleme in der Teamarbeit beim Social Media Management liegen, entwickelten sie Swat.io – ein umfangreiches Tool für Social Media Management.

Ich konnte das Tool testen und schreibe hier über meine Erfahrungen.

Die Einrichtung

Wenn man sich zum ersten Mal anmeldet, ist man überrascht, wie einfach Swat.io zu bedienen ist. Intuitiv klickt man auf die richtigen Links, meldet sich mit seinen Daten an und nimmt die entsprechenden Einstellungen auch für die Kunden vor. Die Verbindung der einzelnen Kanäle ist schnell und nachvollziehbar vorzunehmen.

Team-Mitglieder werden per Email eingeladen und registrieren sich dann per Einladungslink. Schon ist die Einrichtung abgeschlossen und es kann los gehen!

Das Arbeiten mit Swat.io

Die ersten Tage mit Swat.io waren spannend – ich schaute mir erst einmal alle Funktionen an. Natürlich lebt so eine App davon, dass man sie mit Inhalten füllt – alles weitere ergibt sich dann von selbst 🙂 Innerhalb kürzester Zeit entwickelte sich mein Swat.io zu einer wunderbaren Arbeitsumgebung für mein Social Media Management. Ein paar der wichtigsten Funktionen stelle ich nun vor.

Inhalte erstellen und planen

Die Inhalte werden in einer Kalender-Ansicht erstellt, die der des Google-Kalenders ähnelt. Mit einem Klick in das Kalenderfeld öffnet sich schon der Bereich zur Erstellung der Posts. Dort wählt man das Profil und den Kanal aus, bestimmt den Veröffentlichungszeitpunkt und nutzt noch einige andere Einstellungsmöglichkeiten. Der Post wird nicht sofort freigegeben – standardmäßig wird der Post nur als „Vorgeschlagen“ gespeichert, damit kein Post einfach so durch rutscht, der nicht hätte veröffentlicht werden sollen. Natürlich kann man vor Speichern auch als „Freigegeben“ markieren, dann spart man sich den Freigabe-Prozess. Der fertige Post erscheint dann in der Kalenderansicht mit einer Preview und weitere Posts können verfasst werden.

Arbeiten im Team – mit Kunden und Kollegen

Besonders spannend finde ich den Aspekt mit der Teamarbeit – ein Kernstück von Swat.io. Man kann Team-Mitglieder einladen, die sich sehr leicht registrieren können. Sie werden dem Kunden zugewiesen und können nun gemeinsam an den einzelnen Kanälen innerhalb eines Kunden arbeiten. Dort können die Texte gemeinsam erstellt und bearbeitet werden, man kann in Diskussionen (vergleichbar mit Chats) die wichtigsten Punkte besprechen und Freigaben erteilen.

Besonders raffiniert finde ich die Team-Funktion in Zusammenarbeit mit den Kunden direkt. Ist der Kunde erst einmal in das System eingewiesen, sind Freigabe-Prozesse ein Kinderspiel. Er sieht immer, was geplant wird und kann seine Gedanken und Kommentare zu den einzelnen Posts an mich über Swat.io weitergeben. Letztlich sparen beide Seiten sehr viel Zeit und können gemeinsam an den Projekten arbeiten! Eine sehr schöne und einfache Lösung.

Das Ticket-System

Zu Swat.io gehört auch ein Ticket-System, das ebenfalls schnell und einfach zu nutzen ist. In den Grundeinstellungen kann man festlegen, bei welchen Gegebenheiten man von Swat.io informiert werden möchte. Alle Kommentare, Nachrichten und Erwähnungen werden von Swat.io erfasst und auf jeden Fall in der Webversion angezeigt. Zusätzlich kann man per Email informiert werden. Erhält man ein Ticket, kann man dieses an ein Team-Mitglied weiterleiten. So wird gewährleistet, dass schnell und einfach reagiert werden kann. Entweder man reagiert direkt in den sozialen Netzwerken oder man tut das über Swat.io direkt.

Das bearbeitete Ticket kann dann archiviert werden und wird nur dann wieder aktiviert, wenn eine neue Reaktion darauf eingeht. Die erledigten Tickets lassen sich von den unerledigten durch eine farbliche Markierung unterscheiden, sodass kein Ticket unbeantwortet bleibt.

Meine persönlichen Highlights

Im Laufe der Zeit habe ich ein paar Arbeitsschritte besonders lieb gewonnen. So kann man zum Beispiel einen Post kopieren, ganz gleich ob er schon veröffentlicht wurde oder nicht. Besonders spannend ist das für die Übertragung in andere Netzwerke.

Gerade habe ich erst entdeckt, dass man Beiträge über die Suchen-Funktion auffinden kann. So gehen keine Posts mehr verloren und ich kann sehr gut performte Posts wiederholen.

Auch den Statistik-Bereich mochte ich sehr gerne, denn er war sehr gut strukturiert und daher leicht verständlich. Durch die vielen Möglichkeiten, sich die einzelnen Kanäle anzuschauen, fällt eine Analyse wirklich leicht.

Während meiner Testphase wurde das Tool fortlaufend weiter entwickelt. Über jede Neuerung wurde man informiert und wenn größere Wartungen anstanden, erhielt man einige Zeit im Voraus eine Info. So konnte man sich sehr gut auf die Wartungszeiten einrichten.

Mein Fazit zu Swat.io

Swat.io ist ein sehr schönes und übersichtliches Tool für das Social Media Management im Team. Die Benutzeroberfläche ist gut strukturiert und intuitiv benutzbar. Der übersichtliche Kalender ermöglicht es, organisiert zu planen. Die Bearbeitungsfunktionen für das Team erleichtern die Zusammenarbeit sehr, besonders dann, wenn man in Remote-Teams arbeitet. Durch das Ticket-System ist es möglich, schnell auf Anfragen und Kommentare zu antworten. Dies ist ein wesentlicher Aspekt im Bereich Community-Management, bei dem Stimmungen schnell erfasst werden müssen und im Notfall auch korrigierend auf die Nutzer eingewirkt werden muss.

Trotz meiner Begeisterung für die simple und doch umfangreiche Swat.io Lösung würde ich mir wünschen, dass auch die Business-Netzwerke eingebunden werden könnten und eine Browser-Erweiterung das Posten direkt aus dem Internet ermöglichen würde.

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